夢を追う人たちの
仕事探しを応援する求人サイト

ブログ
- 面接官の声 | 書類選考のやりとりにおけるビジネスマナーの問題点とその解消法 -

2021年08月16日 [就職ノウハウ]

面接官の声 | 書類選考のやりとりにおけるビジネスマナーの問題点とその解消法

キャリアに詳しい人
キャリアに詳しい人

人事担当の独り言です。

いつも沢山の方からご応募頂いて、書類を拝見してきました。そして、合格/不合格という結果を出すわけですが「実は、こんな部分も見ているよ!」という点をお伝えします。

これを読んで書類選考に臨んで貰えれば、書類選考通過率をちょこっとあげるお手伝いになるかと思います!

書類選考のチェックポイント①:送付時の最低限のビジネスマナー

人材紹介会社を経由して応募を行う場合には書類の形式を整えるなどの作業は紹介会社のエージェントさんが仲介をしてくれているので、気になることはほとんどありませんが、直接応募の際には書類を送付する際に注意が必要な点がいくつかあります。それは、最低限のビジネスマナーだけで良いので、フォーマットを整えておくことです。

人事側にとっては、メールが来たタイミングは初めて求職者の情報に触れる瞬間ですので、そこで悪い印象を与えないようにしておいた方が心理的作用が良いので、マナーを覚えておきましょう。

  • 件名が記載されているか
  • 宛名が記載されているか
  • 自身の名前が記載されているか
  • 履歴書がPDF書類になっているか
  • 最低限のビジネスマナーに則ったメール文章か

【 書類送付時のメールテンプレ(サンプル) 】

件名:書類送付の件(氏名)

株式会社ドリクル
採用担当者様

お世話になります。
XXと申します。

こちらに履歴書と職務経歴書を添付します。
ご確認よろしくお願い致します。

XX

メールの定形文として登録しておけば、毎回準備する必要がないので、効率化出来ますよ!

書類選考のチェックポイント②:送付データの形式

書類送付の際には、基本的にはPDF化したファイルを送るようにしましょう。WordやExcel形式もNGではありませんが、書類を印刷する際にフォーマットが変更されないPDFは人事側にとっては工数が減るので助かります。そして、WordやExcelファイルだと情報の加筆/修正が出来てしまいますので、ファイルを開いた際に人事が誤って一部の情報を変更してしまうなどの、起きてはいけない問題が発生するリスクも前提として回避出来ます。もちろん、後者の問題は発生し得ないことだとは思いますが、互いにリスクを最小限にするためにも、PDFデータを送ることをおすすめしています。

また、ご自身の成果物(ポートフォリオ)をお持ちの場合は、履歴書/職務経歴書送付時に合わせてポートフォリを添付しておきましょう。ポートフォリオはこれまでの努力の結晶です。ご自身の活動の中で特に人事側に見せたいものを3つほどピックアップして添付していきましょう。

書類選考のチェックポイント③:誤字脱字の有無

履歴書/職務経歴書は採用選考の入り口としてとても重要な書類です。ご自身の経歴を表し、面接時の質問事項をまとめる際の重要な資料という位置付けです。ですので、そんな書類は可能な限り誤字脱字を起こさないようにしてください。完成した書類がWordの場合には、誤字チェックwを行えば最低限問題ないかと思いますので、この点はやってみてください。

キャリアに詳しい人
キャリアに詳しい人

書類選考は経歴面を確認して、自社の募集ポジションにマッチするかを判断させて貰う大切なフェーズです。だからこそ、書類選考の提出”作業”において人事からの評価を下げる、また疑問を感じさせてしまう行動をしないように気をつけましょう。